Kamu Kurum Ve Kuruluşlarının Öğrenen Örgüt Olma Düzeylerine Ve Öğrenme Kapasitelerine İlişkin Bir Analiz

Günümüzde örgütlerin en büyük problemi değişime vaktinde cevap verememek ve uyum sağlayamamaktır. Yeniliğe ayak uyduramayan kendini geliştiremeyen örgütler erimeye ve yok olmaya mahkumdurlar. Entropi denilen bu olguya karşı koyabilmek de öncelikle iç çevreyi iyi tanımak, dış çevreyi de iyi anlamakla olur. Bu süreçte elbetteki en büyük rol insan odaklı anlayışın örgütte yerleşmesi ile mümkündür. Çünkü değişim insandan, örgütün üyelerinden başlar.

Örgütlerin birer “öğrenen örgüt” haline geçmelerini sağlayan faktörler arasında yer alan “bilgi yönetimi” bu sürecin önemli unsurlarındandır. Çünkü bilgi olmadan öğrenme de olmaz. En basit tanımla “verinin işlenmiş hali” olan bilgiyi yönetim sürecine dahil etmek, işletmede bilginin paylaşılması ve kullanılmasına ilişkin bir döngüyü ifade eder. Bu, iki farklı olgunun bir bütünlük kazanması yani bilginin örgütsel bir nitelik elde etmesidir. Böylece örgütsel bilgi bireysel bilgiden ayrılarak farklı bir anlama kavuşur. Üretime ve hizmete dahil olur, örgüt içinde yayılır.

Örgütsel öğrenme daha çok bilgi yönetimi ile anılan bir terimdir. Yalnızca iç çevrede değil, dış çevre ile de iletişimi temsil eder. Örgütlerin açık bir sistem olduğu ve bu sistemin alt bileşenlerden oluştuğu düşünülürse, öğrenmenin de örgütte çeşitli aşamalarının olduğu ortaya çıkar.

Örgütsel öğrenmeyi sistem düşüncesi içinde ele alan Mathews (1998: 166-167), örgütsel öğrenmenin örgüt içinde üç farklı düzeyde gerçekleşeceğini belirtir. Birincisi, alt sistemlerin ya da takımların içinde “yaparak öğrenmeye” dayalı örgütsel öğrenme düzeyidir. İkincisi, takımlar arasındaki bilgi ve deneyim paylaşımıyla gerçekleşen örgütsel öğrenme düzeyidir. Üçüncüsü ise, örgütün çevresiyle etkileşim kurarak edindiği bilgi ve deneyimleri tanımlayan örgütsel öğrenmedir (AYÜ, 2018).

Öğrenmenin, örgütün tüm sathında var olan bir olgu gerçeğinden yola çıkarsak bir başka kavrama daha ulaşılır. Bu da kalitedir. Kaliteyi yalnızca ürün ölçeğinde değerlendirmek kendi başına doğru olmamaktadır. Edvard Deming her ne kadar kaliteyi müşteri memnuniyeti ile açıklasa da işletmenin kendine has özelliklerinin de kaliteyi, değeri temsil ettiği  unutmamalıdır.

Aristoteles’in “aynı ırmakta iki kez yıkanılmaz” sözü değişime yapılan bir vurgudur. Çünkü hemen her şey bir değişim sürecinin içerisindedir, parçasıdır. “Örgütsel öğrenme”den “öğrenen örgüt”e giden süreç de, bir metafor olarak canlı organizma diyebileceğimiz örgütlerde değişimin ve öğrenmenin sürekliliğine işaret eder.

Değişim, kamu için zor görünse de yeni ekonomi kapsamında kamuda da değişim; topluma hizmette kalite artırılması açısından önemli bir konum teşkil etmektedir. Şeffaflık, katılımcılık, ve teknolojiye uyum da artık kamu kuruluşlarının göz ardı edebilecekleri konular şeklinde değerlendirilmemektedir. Yeni kamu işletmeciliği çevreye ve değişime uyumu gerektirdiğinden, kamu kuruluşlarının da öğrenen birer örgüt olması, hizmetin topluma yayılması ve vatandaşların kamusal ihtiyaçlarının karşılanmasında önemli bir argümandır.  

ÖĞRENEN ÖRGÜT VE ÖZELLİKLERİ

“Belirli bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelmiş insan topluluğu” (Öztaş, 2017:17) tanımından hareketle; örgütler bilgiye sahip yapılanmalardır. Bilgiye sahip olmaları da öğrenmelerini gerektirir. Öğrenmeyen örgütler gelişemezler. Değişime ayak uydurmakta güçlük çekerler. Öğrenen örgüt tanımlarına baltığımızda da bazı aşamalarının olduğunu görürüz. Peter Senge, öğrenen örgütü, “insanların gerçekten çok istedikleri sonuçları yaratmak için, kapasitelerin sürekli arttırıldığı, yeni fikirlerin desteklendiği, ortak isteklerin serbestçe tartışıldığı ve insanların sürekli olarak nasıl öğreneceklerini beraberce öğrendikleri organizasyonlardır” (Atak, 2009) şeklinde ifade etmektedir.

Garvin’e (1993: 80) göre öğrenen bir örgüt; “bilgiyi üretme, alma ve iletme yeteneğinin yanı sıra yeni bilgi ve içgörüleri yansıtacak biçimde davranışını uyarlama becerisine sahip olan örgüttür” (Toksöz, 2015) .  Koçel’e (2003:88) göre ise öğrenen örgüt, “her zaman öğrenmeyi ön planda tutan, kurum içi bireylerin gelişimini hedefleyen, iletişimi sürekli kılan ve sürekli gelişime yönelik görüş alışverişini etkin kılan bir örgüttür” (Ayhan, 2010:76). Kırım (1998:79) ise öğrenen örgüt hakkında şu tanımlamayı yapmaktadır; “Bir yönetim modeli değil, bir yönetim anlayışı ya da yönetim felsefesidir. Yoğun değişim ortamında rekabetçi olabilmek için her firmanın hem içsel işleyişini, yani süreçleri, yapıları ve sistemlerini yönetebilmeyi hem de dışsal çevrede meydana gelen değişikliklere adapte olabilmeyi öğrenmesi gerekir (Öneren, 2008).

Bu tanımların ardından öğrenen örgütlerin özelliklerine bakabiliriz. Öğrenen örgütler (Learning Organizations) bazı aşamaları tamamlamış örgütlerdir. Bu aşamalar, bilen örgüt, anlayan örgüt ve düşünen örgüt şeklinde ifade edilmektedir.  Bu kademelerin ardından öğrenen örgüte ulaşılır. Bilen örgütlerde (Knowing Organizations) bir işi yapmanın yolları yazılı kurallarda belirtilmektedir. Bu kuralların dışına çıkılmamaktadır ve yaratıcılık yoktur. Anlayan örgütlerde (Understanding Organization) insan unsuruna biraz daha fazla önem verilmekte, yazılı kurallardan ziyade kurum kültürü öne çıkmaktadır. Düşünen örgütler (Thinking Organizations) katılımcı ve insancıldır. Düşünen örgütlerde sorunlar katılımcılık ilkesi çerçevesinde fikirlerin ortaya konmasıyla ele alınır ve çözümsel sonuca ulaşılır.

Öğrenen örgüt konusu üzerinde önemli çalışmalarıyla tanınan Calvert ve arkadaşları öğrenen örgütlerin genel olarak özelliklerini şu şekilde maddeleştirmişlerdir (Öneren 2008) :

·         Öğrenen örgütler takım ruhu ile açık ve sınırları aşan bir anlayışla öğrenirler.

·         Öğrenen örgütlerde, ne öğrenildiği değerlendirildiği gibi nasıl öğrenileceği de

·         değerlendirilir.

·         Endüstrinin öğrenme eğilimi çizelgesinin başında yer almaya yönelik yatırım

·         yaparlar.

·         Rakiplerinden daha hızlı ve ustaca öğrenerek onlara karşı üstünlük sağlarlar.

·         Verileri, doğru yerde ve zamanda, hızlı bir şekilde, yararlı bilgiler haline

·         dönüştürürler.

·         Öğrenen örgütler, “her tecrübe; gelecekteki öğrenmeye yardımcı olur, faydalı

·         şeyler öğrenme şansı sağlayarak çalışanların motivasyonunu artırır” anlayışına

·         sahiptirler.

·         Zayıf ve dikkate alınması gereken yönlerin ve başarılı ya da hatalı öğrenmenin

·         neler olduğunu öğretirler.

·         Örgütlerin temel unsurlarını tehlikeye atmadan risk alırlar.

·         Yüzeysel ve deneyime dayalı öğrenmeye yatırım yaparlar.

·         Yeni projeler öğrenmeye istekli takımları ve çalışanları desteklerler.

Peter Senge ile birlikte daha çok telaffuz edilen ve popülerite kazanan “öğrenen örgüt” kavramı, Senge’nin 5. Disiplin kitabında ayrıntılı şekillerde açıklanmaktadır. Senge’ye göre öğrenen örgütün 5 temel unsuru bulunmaktadır. Bunlar; sistematik düşünce, kişisel idare ve yetkinlik, zihinsel modeller, ortak vizyon ve takımların öğrenmesi (Arslan, 2001) şeklinde sıralanmaktadır.

KURUMSAL VE SOSYAL SERMAYE İLE ÖĞRENEN ÖRGÜT İLİŞKİSİ

Kurumların toplumda oynadığı en önemli rol, insanlar arasındaki etkileşim için istikrarlı bir yapı kurarak belirsizliği azaltmaktır (North, 2010:13). Kurum, toplumdaki değerleri yansıtan bir kavramdır. Gelenekleri, görenekleri, bakış açısını, genel kuralları, hal ve tavırları kapsar. Bu açılardan örgütsel düzeyde ele alındığında kurumsallık; artık oturmuş, yerleşmiş mekanizma ve değerleri ifade eder. Kurumsal sermaye maddi değerlerin yanında, yardımlaşma, ilişkiler, sevgi, bağlılık ve bilgiyi anlatmaktadır.

Sosyal sermaye konusunda yapılan değerlendirmeler de genel olarak; iletişim ağı, sosyal normlar ve güven ekseni etrafında yoğunlaşmaktadır. Bu bağlamda sosyal sermaye olgusu, topluma yön veren ahlaki değerlere, kültürel ve siyasi yapı ile eğitime göre şekillenmektedir (Karagül, Masca, 2005).

Coleman (1988:98) sosyal sermaye anlayışında bireylerin ilişkilerinin sürekliliğinin sağlandığı yapılarda, ortak davranış normları oluşuran ve aynı zamanda yine bireylerin birbirlerine karşı beklentilerinin sağlandığı bir işlevi olduğundan söz edilmektedir (Öztaş, 2017:167). Belirli aşamaları tamamlayan örgütler, kendi değer sistemlerini oluşturmuşlardır. Çevresel değişmelere kısa sürede tepki verebilmektedirler. Kurumsal sermaye yerleşik değerleri ve sosyal sermaye de sosyal ağbağlardaki sosyal ilişkileri ifade ettiğinden öğrenen örgütlerin gelişiminde ve tepki vermesinde önemli bir unsur olarak karşımıza çıkmaktadırlar. Öyleyse kurumsal ve sosyal sermayenin öğrenen örgütlerin temellerinin sağlam olmasında da elzem bir rol üstlendiği belirginleşmektedir. Bu da örgütün geleceği ve sürekliliği açısından zaruridir.

KAMU KURUMLARI NEDEN ÖĞRENEN ÖRGÜT OLMALIDIR?

Kamusal açıdan bakıldığında ise kamu kurumlarının topluma verdikleri hizmetin geliştirilmesi ve kalitesinin artırımında şüphesiz ki öğrenen örgüt olma unsuru daha fazla önem taşımaktadır. İletişim ve bilgi teknolojilerindeki muazzam değişime adapte olabilmek, kamu kurumları bakımından da hayati bir unsurdur. Aslında devlet ile toplum arasında bir köprü, bağ olarak niteleyebileceğimiz kamu kurumlarının öğrenen örgütler olmasının avantaj ve yararları hakkında şu tespitleri verebiliriz (Bayraktaroğlu ve Kutanis, 2002:51-65):

·         Kamu kurumlarının değişen çevre koşullarına duyarlı ve hızlı bir şekilde adapte olabilmesi.

·         Kamu sektöründe yeni hizmet süreçlerinin geliştirilmesini kolaylaştırmak.

·         Bürokrasideki birimler arasında bilginin doğru ve etkin bir şekilde geçişini sağlamak.

·         Geçmişte kamu sektörünün başarısızlıklarından ders alarak öğrenme sürecini etkinleştirmek.

·         Çalışanlarının zihinsel performansından maksimum fayda sağlamak.

·         Sürekli ve istikrarlı gelişim’ ilkesine bağlı kalabilmek.

Hizmet süreçlerinin geliştirilmesi, geçmişteki yanlışlıkları öğrenme, istikrarlı bir gelişme gösterme ve performans artırımı örgütlerin ayakta kalabilmesinde önem taşımaktadır. Kamu kurumları da öğrenen örgüt yapısına kavuştuklarında yalnızca performans değil, topluma daha nitelikli hizmet verme anlamında süreklilik sağlayacaklardır. Bu da kamu hizmetlerinden memnun bir sosyal kitlenin, toplumun varlığına işaret etmektedir.

KAMU KURUMLARINDA ÖĞRENEN ÖRGÜT KAPASİTESİNİN 

ARTIRILMASI VE SONUÇ

İnsan kaynakları yaklaşımında örgütlerin en önemli unsuru insandır. Bu durum, nitelik kavramıyla yakından ilişkilidir. Öğrenme bireyden başladığına göre, kamu kurumlarında da nitelikli personelin ön planda olması gerektiği sonucuna ulaşılır. Medya ve seçmen baskısı altında yer alan kamu kurumlarında yenilik süreci zor görünse de çağa ayak uydurmak gerekmektedir. Günümüzde e-devlet uygulaması bu zorunluluğun bir gereğidir. Bilişsel alanda vatandaşlara hizmet kolaylığı sağlamak, devlet-vatandaş arasındaki iletişimsel uçurumu ortadan kaldırma amacının bir gereği ve yansımasıdır. Kamu kurumları çevresiyle ekileşim halinde olan yapılardır. Ortak bir vizyona sahiptirler ve paylaşılan değerleri bulunmaktadır. Öğrenen kamu örgütü olma yolundaki en önemli kaynak çalışan ve çalışanın güçlendirilmesidir. Dış kaynak(Outsourcing) kullanımı, kıyaslama (Benchmarking) ve süreçsel yenilik, bilişim teknolojilerinin etkin kullanımı ve kalite anlayışı sayesinde öğrenen örgüt kapasitesi kamu kurumlarında artış gösterecektir. Yeni fikirlere önem verilmesi, ortek hedefler doğrultusunda tartışma ve katılımın desteklenmesi, öğrenen kamu örgütünü geleceğe taşımadaki önemli unsurlar olarak yer alacaktır.

Mehmet ZENGİN
Aralık 2018, İstanbul
Yüksek Lisans Ders Ödevi

KAYNAKLAR

ARSLAN Doğan (2001). Öğrenen Organizasyonlar, Yüksek Lisans Tezi, İstanbul Teknik Üniversitesi, Fen Bilimleri Enstitüsüi İstanbul.

ATAK Metin (2009). Öğrenen Örgüt Ve Örgütsel Bağlılık İlişkisi, Doktora Tezi, Atatürk Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Ana Bilim Dalı.

AYÜ Ahmet Yesevi Üniversitesi (2018), Yönetim Teknikleri, Bilgi Yönetimi, Ders Notları.

AYHAN Ufuk (2010). Öğrenen Örgütler Ve Kamu Kuruluşları, Sayıştay Dergisi, Sayı 76.

BAYRAKTAROĞLU Serkan, KUTANİS Rana Özen (2002). Öğrenen Kamu Örgütlerine Doğru, Kocaeli Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi (3) 51-65.

KARAGÜL Mehmet, MASCA Mahmut (2005). Sosyal Sermaye Üzerine Bir İnceleme, Afyon Kocatepe Üniversitesi İktisai İdari Bilimler Fakültesi İktisat Bölümü, Ekonomik ve Sosyal Araştırmalar Dergisi, 1, Afyon, 37-52.

NORTH Douglass (2010). Kurumlar, Kurumsal Değişim ve Ekonomik Performans, Çeviri Gül Çağalı Güven, Sabancı Üniversitesi Yayınları, İstanbul, 13.

ÖNEREN Melahat (2008). İşletmelerde Öğrenen Örgütler Yaklaşımı, ZKÜ Sosyal Bilimler Dergisi, Cilt 4, Sayı 7.

ÖZTAŞ Nail (2017). Örgüt, Otorite Kitap, 4. Baskı, İstanbul, 17,167.

TOKSÖZ Seray (2015). Çalışanların Öğrenen Örgüt Algılarının İş Tatmini, Örgütsel Bağlılık Ve Örgüt İçi Girişimcilikleri Üzerindeki Etkisi: Bilişim Sektörü Üzerine Bir Çalışma, Doktora Tezi, Okan Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü.

YILDIRIM Selami (2014). Yönetim Teorileri, Siyasal Kitabevi, Ankara.